Dejé de gastar tiempo en Notion y volví a Notas. Por qué la simplicidad (a veces) gana

Publicado el 22/05/2025 por Diario Tecnología Artículo original

Estaba en casa de un familiar, en un pequeño pueblo sin cobertura y me di cuenta de que no podía acceder a una nota clave que tenía en ‘Notion’. Era un simple dato, una tontería incluso, pero lo necesitaba. Abrí la aplicación, esperé… y nada. Volví a intentarlo. Nada. Me sentí estúpido por haber confiado toda mi organización personal y profesional a una aplicación que no funciona sin conexión.

Fue aquel el momento en el que, tras varios meses de uso intensivo y dármelas de evangelizador de 'Notion', decidí volver a una app que siempre estuvo ahí. A una que no tiene tanto brilli brilli, pero que tiene algo esencial: que funciona y funciona siempre. Volví a 'Notas' de Apple.

'Notas' fue siempre mi razón del caos

Prácticamente desde que estrené mi primer iPhone, la app nativa 'Notas' fue mi herramienta para todo. En ella almacenaba cualquier cosa: ideas rápidas, listas de tareas, proyectos a largo plazo, enlaces interesantes, datos que necesitaba tener a mano…

Con los años fui estrenando otros dispositivos Apple como los Mac y iPad y los he ido renovando cuando tocaba, al igual que el iPhone. Y lo bueno en todos esos casos era la buena integración y sincronización de 'Notas' en todos los dispositivos. Sin embargo, mi uso se hacía cada vez menos fluido.

Mi app de notas estaba desordenada. Muy desordenada. Tanto que me costaba horrores encontrar una nota, ya que ni siquiera las tenía organizadas por carpetas. Fue entonces cuando decidí ponerme en serio para organizar el caos, pero enseguida me di cuenta de que la app se me quedaba corta. Más si la comparaba con 'Notion'.

Cómo logró engancharme 'Notion'

Suelo decir que 'Notion' es tan completa que es difícil acabársela. Es un lienzo en blanco en el que podemos añadir desde simples notas hasta complejas bases de datos, pasando por la inclusión de enlaces, documentos en PDF, recordatorios… Todo estaba allí, bonito y jerárquico. Y precisamente esa enorme cantidad de funciones me causó rechazo al principio. Hasta que me puse en serio con ella.

Mi idea era la de trasladar toda mi vida digital, esta vez de forma ordenada y, de paso, mucho más visual. 'Notion' permite añadir imágenes de cabecera y otros elementos de personalización y organización de los que carece la app nativa de Apple, por lo que no tardaría mucho en abrazar por completo esta "secta".

Y digo "secta" desde el cariño y respeto más absoluto. Los fans de 'Notion' comparten mucho con los que somos fans de Apple. Somos una banda de entusiastas del producto que tratamos de evangelizar a propios y extraños para hacer ver que estamos ante la tecnología más avanzada. De 'Notion' hay decenas de cursos y vídeos cortos en Internet en los que se explica hasta el más mínimo detalle de la aplicación, se sugieren ideas y hasta se ofrecen plantillas.

Yo mismo he sido parte evangelizadora de 'Notion' (pueden dar fe mis compañeros de Applesfera). La aplicación es toda una navaja suiza capacitada para absorber cualquier flujo de trabajo y adaptarse a casi cualquier estilo de organización, por muy caótico o meticuloso que sea.

En ella organicé todo aquello que tenía desorganizado en 'Notas', dando pie incluso a añadir nuevas hojas en las que organizar prácticamente toda mi actividad profesional. Desde la generación de ideas y seguimiento de proyectos, hasta la ejecución de los mismos. También en el ámbito profesional estrené nuevas notas para añadir cheklist para mis viajes o listas de deseos de productos. Vivía enamorado de 'Notion'.

Pero llegaron los problemas…

Mi fase de enamoramiento con 'Notion' duró varios meses. Incluso diría que más de un año. Pero hubo un momento en el que la complejidad me pasó factura. Mantener la aplicación se volvió en sí mismo una tarea. Lo que empezó como un espacio limpio se llenó de páginas, subpáginas, duplicados, plantillas que ya no usaba… Demasiada fricción.

Abrir 'Notion' tardaba más que en una nota rápida del iPhone. A veces, solo quería escribir una idea en cinco segundos, pero acababa invirtiendo demasiado tiempo en navegar por las secciones hasta llegar a la que quería. La personalización, paradójicamente, empezó a restarme interés.

A todo ello se le sumó una carencia que siempre me extrañó, aunque nunca le di importancia: 'Notion' precisa de tener Internet para abrir nuestras notas. En un mundo conectado, no me parecía un problema, dado que siempre tengo Wi-Fi en casa y tengo una buena tarifa de datos móviles para cuando estoy fuera.

Sin embargo, hubo un día en el que rogué que 'Notion' permitiese tener almacenadas algunas notas en local. Literalmente, ya que escribí a sus desarrolladores para consultarles si estaba en sus planes y, en caso de no estar, suplicar que lo añadiesen. Y todo vino provocado por un día en el que, estando en casa de un familiar, en un pequeño pueblo leonés sin apenas cobertura, quise contarle algo que tenía anotado en 'Notion' y no pude acceder.

El regreso a 'Notas' y por qué no fue un retroceso

Fue a partir de aquel suceso en el pueblo cuando hice mi primer amago de regresar a 'Notas'. Se acabó eso de no tener los datos importantes siempre encima, así que, con una mejor organización por carpetas, me creé varios apartados en los que añadir mis datos personales y los de familiares cercanos. Y con datos personales me refiero incluso a información que, aunque no se use todos los días, es útil eventualmente, como puede ser el número del catastro de mi casa o las preguntas de seguridad de mi banco.

Después viví otro suceso aún más dramático con 'Notion'. Trataba de acceder al panel donde almaceno mis proyectos de trabajo, habiendo uno que me había llevado días de trabajo en segundo plano. Sin embargo, no lograba que cargase. Probé todo. Acceder a 'Notion' desde otros dispositivos, vía web, hacerlo con diferentes redes Wi-Fi… Hasta le cedí mis credenciales a otro compañero por si él podía, pero nada.

Mi solución fue cargar una copia de seguridad de hacía dos días, en la cual sí pude recuperar parte del trabajo, aunque otra se perdió para siempre. Desconozco si se trató de un error puntual. Quizás lo fuese, dado que jamás me había ocurrido antes, pero ante un suceso así me dije "una y no más", así que abandoné 'Notion' para siempre y busqué alternativas.

En realidad, mi regreso a 'Notas' ha sido parcial. En esta aplicación he logrado aglutinar datos personales como los que comentaba previamente, además de listas de ideas, notas rápidas o elementos como listas de deseos. Esta vez, mucho mejor organizado.

Lo demás lo he dividido en otras apps. Para recordatorios o listas de la compra, lo gestiono todo a través de 'Recordatorios', otra app nativa de Apple a la que accedo incluso cuando estoy con un móvil Android. Para lo relacionado con trabajo, estoy usando 'Bear', una app que permite organizar proyectos y notas con etiquetas, aparte de ofrecer un estilo de escritura en markdown muy conveniente y que, por supuesto, permite el acceso sin conexión.

Retomando 'Notas', ahora tengo plenas certezas de que todo lo que necesite estará ahí siempre. Si no tengo conexión, no habrá sincronización con otros dispositivos para que se reflejen los últimos cambios, pero sí podré acceder sin problema a lo que ya tenía previamente y eso me aporta una sensación de seguridad que, muy a mi pesar, me había dejado de proporcionar 'Notion'.

Y que a veces lo simple es mejor. 'Notas' no ofrecerá una interfaz tan amplia y cargada de capacidades como 'Notion', pero trae más que suficiente para organizar mis notas de forma eficiente y sin tener que perderme en abrir páginas y secciones para encontrar lo que busco a cada momento. Y si me preguntas, también tiene funciones que 'Notion' no dispone y me parecen un puntazo:

• Calculadora integrada desde iOS 18 capaz de reflejar el resultado de simples sumas, pero también con capacidades para realizar operaciones complejas escritas con el Apple Pencil en el iPad.
• Atajos a notas rápidas tanto en iPad como Mac, además de poder personalizar uno en la propia app de 'Atajos' para el iPhone.
• Posibilidad de bloquear notas con una contraseña o Face ID para que nadie acceda a ellas si le presto mi iPhone.
• Escaneo de documentos integrado que me ahorra tener que subir documentos manualmente.

Valoro a 'Notion', pero no volveré (de momento)

Sigo valorando mucho las capacidades de 'Notion'. Creo firmemente que es la mejor aplicación que existe en términos de organización de proyectos, pero su necesidad de estar en permanente conexión a Internet me ha hecho alejarme de ella. Que el 99% del tiempo esté conectado no es suficiente si en el 1% en el que no, la app no puede responder. Ni me quiero imaginar qué hubiera hecho el día del apagón en España.

Me di cuenta de que 'Notion' me llevaba a pensar en estructuras y sistemas, mientras 'Notas' me obliga a pensar en contenido. Si en algún momento 'Notion' añade esa posibilidad de exportar notas al almacenamiento local y así tenerlas siempre disponibles, no dudo de que le daré una nueva oportunidad. Hasta entonces, me quedo con lo sencillo, con lo nativo, con lo de casa. Me quedo con 'Notas'. Y, de paso, me ahorro datos móviles y sustos cuando no los tengo.

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