Verifactu: qué es, cómo facturar desde iPhone o Mac y usar el sistema que todos los autónomos están obligados a utilizar

Publicado el 21/05/2025 por Diario Tecnología Artículo original

La Agencia Tributaria ha creado un nuevo sistema de registro de facturas obligatorio para casi todos los profesionales que presten servicios o vendan productos, ya sea a particulares u otras empresas. Se le conoce como Verifactu y dado que promueve el registro digital, dispositivos como el iPhone y Mac serán más importantes que nunca.

Existen ya varias herramientas que ya son compatibles con este nuevo sistema de facturación, aunque por ahora su uso no sea necesario. En este artículo repasamos todo lo que necesitas saber para estar preparado y no tener problemas legales cuando el sistema esté ya en marcha.

Qué es Verifactu

Verifactu, cuyo nombre real es "Veri*Factu" no es una herramienta como tal. Se trata de un nombre coloquial que, tal y como recoge la propia Agencia Tributaria, es la forma de referirse al nuevo reglamento de facturación que recoge el Real Decreto 1007/2023. En esa normativa se establecen una serie de requisitos de cara a digitalizar el proceso de las facturas.

Para ello se deberá usar una herramienta que permita emitir un registro digital de cada factura emitida por parte de trabajadores autónomos y ciertas empresas. Un registro que será independiente a la forma en que se entregue esa factura al consumidor, dado que se podrán seguir expidiendo en papel.

La Agencia Tributaria abrirá un apartado en su sede electrónica para informar de todas las facturas emitidas, incluyendo las completas y simplificadas e independientemente de si se expiden a otras empresas o al consumidor final. No será necesario en los casos de albaranes y otros documentos que acrediten la entrega de bienes y prestaciones de servicios.

De ese modo, las facturas se deberán expedirse con herramientas que cumplan con los requisitos necesarios para garantizar la exactitud de los datos de las mismas. Desde los habituales datos del emisor y receptor (incluyendo sus respectivos NIF) hasta el número correlativo de la factura, su fecha de emisión y forma de pago. También otros elementos novedosos que hasta ahora no eran obligatorios en facturas:

• Medidas de seguridad y control como una huella digital que aporte información del registro generado.
• Firma electrónica del emisor de la factura.
• Código QR que permita ser escaneado para que, quien reciba la factura, pueda remitirle fácilmente los datos a la Agencia Tributaria.

Quién y por qué deberá usar Verifactu para sus facturas

Tal como explicábamos anteriormente, el objetivo de este nuevo sistema de emisión de facturas es el de crear un registro digital seguro, pero no incluye a grandes empresas, sino a microempresas, pymes y autónomos, que son los que tendrán que cumplir con este sistema.

De acuerdo a la normativa vigente, así se distinguen este tipo de empresas:

• Microempresas: todas aquellas que tengan menos de 10 trabajadores y un volumen de negocio de hasta 2 millones de euros.
• Pequeñas empresas: todas aquellas que tengan entre 10 y 49 trabajadores y un volumen de negocio de hasta 10 millones de euros.
• Empresas medianas: todas aquellas que tengan entre 50 y 249 trabajadores y un volumen de negocio de hasta 50 millones de euros.
• Trabajadores autónomos: personas físicas dadas de alta en el Regimen Especial de Trabajadores Autónomos, independientemente de su volumen de ingresos.

Desde el punto de vista del receptor de la factura, este no tiene obligación alguna de emitir los datos a la Agencia Tributaria, aunque tendrá esa posibilidad si lo desea mediante el citado QR que figura en la misma.

El objetivo de estas medidas no es otro que el de combatir el fraude fiscal, el cual, según la Agencia Tributaria, lleva años detectándose tanto en nuestro país como en otros países de la Unión Europea.

Cuándo será obligatorio usar Verifactu

Desde el pasado mes de abril es posible emitir las facturas al registro de forma voluntaria, sin que estas tengan carácter vinculante por el momento. Sin embargo, el próximo año empezará a ser obligatorio, con distintas fechas dependiendo de la empresa o profesional:

• Para empresas comenzará el 1 de enero de 2026.
• Para autónomos comenzará el 1 de julio de 2026.

Qué aplicaciones usar para Verifactu en iPhone y Mac

Como ya veníamos contando, Verifactu no es una herramienta como tal y desde la Agencia Tributaria no nos han confirmado sí se lanzará una aplicación propia de la administración o no.

En cualquier caso, sí serán válidas todas aquellas aplicaciones y formatos que cumplan con los requisitos anteriormente establecidos. Es decir, que cuenten con firma digital, un QR que aglutine los datos y el resto de medidas de seguridad e información de la factura.

En esas aplicaciones se podrán generar las facturas de acuerdo a los requerimientos y enviarlos al sistema de la Agencia Tributaria. Por ahora, como ese sistema no está implementando, no es necesario usar esas herramientas, pero ya son varias las apps que cumplen esos requisitos y ofrecen programas para ello. Estas son algunas de las más populares:

• 'Alegra' | Descargar en iPhone y iPad | Descargar en Mac
• 'Cegid' | Descargar en iPhone y iPad | Descargar en Mac
• 'Holded' | Descargar en iPhone y iPad | Usar en Mac

Cómo presentar las facturas a la Agencia Tributaria

Dado que es posible ya acceder al sistema de forma voluntaria, ya podemos ver cómo es la interfaz del registro. Todo pasa por acceder a la web de Verifactu y entrar en la sección 'Consulta de registros de facturación', para lo cual será necesario tener uno de estos sistemas de identificación en el iPhone, iPad o Mac (o en cualquier otro dispositivo):

• Cl@ve.
• Certificado digital.
• DNI electrónico (se necesita un lector externo).

Una vez accedas verás que hay dos bloques a elegir, en uno para introducir los datos del emisor y en otro del receptor. En él deberán figurar los datos básicos como el DNI, además de la fecha de expedición de la factura, su número de serie y de referencia externa, además de seleccionar el ejercicio y periodo en el que se emitió dicha factura.

Ese registro, a partir de las fechas señaladas del año que viene, será al que se deba acudir para registrar las facturas independientemente de cómo se entregaron al receptor de la misma. De ahí que la interfaz pueda recibir modificaciones en estos meses en los que la Agencia Tributaria aún está ultimando el sistema.

Imagen de portada | Mick Haupt en Unsplash

En Applesfera | Cómo llevar el DNI en el iPhone y que sea completamente legal: esto es lo que necesitas

En Applesfera | En qué carpeta del iPhone hay que guardar el Certificado Digital de la FNMT

utm_campaign=21_May_2025"> Álvaro García M. .