Muchos autónomos no tienen de qué preocuparse con Verifactu: Podrán seguir facturando con Excel

La aparición de la normativa Verifactu ha resonado con fuerza en el ecosistema de los trabajadores por cuenta propia y las pequeñas empresas en España. Se ha percibido, en muchos casos, como una nueva carga burocrática, una complicación adicional en un entorno ya de por sí exigente. Ante este panorama de incertidumbre y, en ocasiones, de cierta resistencia al cambio, surge una pregunta recurrente, casi un susurro de esperanza para algunos: ¿Realmente necesito abandonar mi fiel hoja de cálculo de Excel para cumplir con Verifactu? La idea de que "muchos autónomos no tienen de qué preocuparse, podrán seguir facturando con Excel" se ha arraigado en la mente de un segmento importante, quizás alimentada por los retrasos en la implementación o por una comprensión incompleta de la normativa. Sin embargo, es crucial abordar esta afirmación con rigor y claridad, desgranando la realidad detrás de las expectativas y los temores. Este artículo busca arrojar luz sobre esta cuestión, explorando las implicaciones de Verifactu, la idoneidad (o falta de ella) de Excel, y las verdaderas vías hacia la tranquilidad y el cumplimiento. Es hora de entender si esa percepción de despreocupación es un alivio genuino o una burbuja que, más pronto que tarde, podría estallar.

¿Qué es Verifactu y por qué ha generado inquietud?

Verifactu, cuyo nombre formal es el Sistema de Verificación de Facturas, es una iniciativa de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) diseñada para combatir el fraude fiscal y mejorar el control de las transacciones comerciales. En esencia, exige que todos los softwares de facturación utilizados por empresas y autónomos generen y envíen de forma inmediata y segura un registro de cada factura expedida a la AEAT. Este sistema garantiza la integridad, inalterabilidad, trazabilidad y seguridad de los registros de facturación, eliminando la posibilidad de "dobles contabilidades" o la manipulación de datos.

La implementación de Verifactu, aunque ya ha experimentado algunos retrasos respecto a las fechas inicialmente previstas, sigue siendo una realidad inminente. El objetivo es que los programas informáticos de facturación sean capaces de generar un código QR y un ID único para cada factura, así como de reportar la información de forma continuada y automática a la administración tributaria.

La inquietud que ha generado Verifactu es comprensible. Para muchos autónomos y PYMES, especialmente aquellos con estructuras más pequeñas y recursos limitados, cualquier cambio normativo que implique una adaptación tecnológica es visto como una barrera adicional. Se teme el coste de adquisición de nuevos programas, la curva de aprendizaje, la complejidad de la integración y, en definitiva, una mayor carga administrativa. La sensación de que el Estado añade más requisitos sin ofrecer soluciones sencillas es un sentimiento extendido. Personalmente, entiendo que, para un autónomo que apenas llega a fin de mes, pensar en invertir en un nuevo software y aprender a usarlo puede parecer una montaña. Pero es vital comprender que la normativa no busca castigar, sino modernizar y hacer el sistema más equitativo.

Para más información oficial sobre el proyecto, se puede consultar la sección específica de la AEAT sobre la Ley Antifraude y los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, aunque la información específica sobre Verifactu a menudo se integra en los desarrollos legislativos generales. Un punto de partida útil para entender el marco legal es la página de la AEAT sobre la normativa de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal: Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal

La realidad de facturar con Excel frente a la normativa Verifactu

Para muchos autónomos, Excel ha sido, y sigue siendo, una herramienta fundamental en su día a día. Es un programa versátil, familiar y, para la mayoría, ya forma parte del paquete Office que poseen, lo que lo convierte en una solución "gratuita" en apariencia. Sin embargo, su idoneidad para cumplir con las exigencias de Verifactu es una cuestión que merece ser analizada con detenimiento.

El atractivo de Excel para el autónomo tradicional

El uso de Excel para la gestión de facturas es una práctica arraigada entre muchos autónomos y microempresas. Sus ventajas son innegables desde una perspectiva básica:

• Familiaridad y facilidad de uso: La mayoría de los profesionales tienen un conocimiento básico de Excel, lo que les permite crear plantillas personalizadas para sus facturas, registrar ingresos y gastos, y llevar un control rudimentario de su actividad económica. No requiere una inversión de tiempo significativa en aprendizaje de un nuevo software.
• Coste cero (aparente): Si ya se dispone de una licencia de Microsoft Office, el uso de Excel no implica un desembolso adicional. Esto es un factor crucial para aquellos que operan con márgenes ajustados.
• Flexibilidad: Excel permite adaptar la estructura de las facturas y los registros a las necesidades específicas de cada negocio sin depender de las limitaciones de un software predefinido.
• Control personal: Muchos valoran la sensación de tener el control total sobre sus datos en un documento que ellos mismos han diseñado.

Desde mi punto de vista, es totalmente comprensible que un autónomo que lleva años facturando con su plantilla de Excel se resista a un cambio. Ha funcionado bien hasta ahora, ¿por qué habría de cambiarlo? Es una zona de confort que ofrece una falsa sensación de seguridad y eficiencia.

¿Es Excel compatible con Verifactu? La respuesta es un rotundo no (con matices a explicar).

Aquí es donde la realidad se impone a la percepción. Aunque el título de este artículo juega con la idea de que la despreocupación es posible, la verdad es que Excel, por sí mismo, no es un software de facturación compatible con la normativa Verifactu. La premisa del título, si bien recoge una duda común, debe ser matizada y corregida.

Verifactu exige que los sistemas de facturación cumplan con una serie de requisitos técnicos y funcionales muy específicos que Excel, como hoja de cálculo, no puede satisfacer:

1. Generación de registros inalterables: El software debe ser capaz de generar un registro informático de cada operación (factura) de forma inmediata, continuada, secuencial y sin la posibilidad de alteración posterior. Excel permite modificar cualquier celda en cualquier momento, lo que lo hace intrínsecamente no inalterable.
2. Identificación única y código QR: Cada factura debe llevar un identificador único y un código QR que permita verificar su autenticidad y su conexión con el sistema Verifactu. Excel no puede generar ni integrar estos elementos de forma automática y conforme a la normativa.
3. Envío automático a la AEAT: Los sistemas de facturación certificados deben estar preparados para comunicarse de forma segura con la AEAT, enviando los registros de facturación de manera telemática. Excel no tiene capacidad de conexión directa ni de envío automatizado de datos a la administración tributaria.
4. Certificación y validación: Para ser considerado "software de facturación certificado", el programa debe haber pasado por un proceso de validación que garantice su cumplimiento con todas las especificaciones técnicas de la AEAT. Excel no es un software de facturación y, por tanto, no está ni puede ser certificado para este propósito.

Es cierto que se pueden diseñar macros en Excel para automatizar ciertas tareas o incluso generar PDFs de facturas. Sin embargo, estas funcionalidades no convierten a Excel en un "sistema informático de facturación" en el sentido que exige Verifactu. La clave reside en la integridad, la inalterabilidad y la capacidad de comunicación con la AEAT, aspectos que Excel, por su naturaleza de hoja de cálculo genérica, no puede garantizar.

Por tanto, la idea de que "podrán seguir facturando con Excel" es una falacia peligrosa a medio y largo plazo. Quienes sigan usando únicamente Excel una vez que Verifactu esté plenamente operativo y sea obligatorio, se arriesgan a importantes sanciones por incumplimiento de la normativa. Es fundamental desmentir esta falsa seguridad. El propósito de Verifactu no es prohibir Excel, sino exigir que el proceso de facturación se realice a través de herramientas que garanticen la transparencia y la trazabilidad fiscal.

El período de transición y las expectativas erróneas

Los retrasos en la implementación de Verifactu, inicialmente prevista para principios de 2024, han podido generar una sensación de prórroga indefinida o, incluso, de que la normativa podría quedar en el olvido. Esta dilación, si bien otorga más tiempo para la adaptación, es también una fuente de expectativas erróneas que pueden llevar a la complacencia y, en última instancia, al incumplimiento.

Es cierto que la fecha de obligatoriedad se ha postergado. Originalmente, se barajaba el 1 de julio de 2025 para que todos los programas de facturación estuvieran adaptados, con una moratoria adicional para que los contribuyentes comenzaran a usarlos. Sin embargo, estas fechas son dinámicas y están sujetas a la publicación de las órdenes ministeriales que desarrollen el reglamento técnico. Puedes mantenerte informado sobre las últimas actualizaciones consultando noticias de medios especializados o gremios, como por ejemplo, este artículo de El Economista que aborda los retrasos: La Ley Antifraude se retrasa.

Mi opinión es que este "tiempo extra" no debería interpretarse como una anulación de la norma, sino como una oportunidad valiosa para que autónomos y empresas se preparen sin prisas, investiguen las soluciones disponibles y migren a sistemas compatibles. Lamentablemente, es común que esta ventana de oportunidad se traduzca en una procrastinación que, al final, resultará en prisas y estrés cuando las fechas límite sean ineludibles.

Ignorar la realidad de Verifactu y confiar en que los retrasos se prolongarán indefinidamente es una estrategia arriesgada. La normativa está aprobada, el reglamento técnico está en desarrollo, y su implantación es una cuestión de tiempo, no de si ocurrirá o no. Cuando Verifactu sea plenamente operativo y se detecte el uso de sistemas de facturación no certificados – como sería el caso de Excel en solitario – las consecuencias pueden ser multas significativas, afectando gravemente la economía de aquellos que intentaron "esquivar" la adaptación.

Más allá de la factura: El ecosistema digital y sus ventajas

Limitar la discusión sobre Verifactu a si se puede seguir usando Excel o no es perder de vista el panorama general y las oportunidades que la digitalización trae consigo. Verifactu no es solo una obligación; es parte de una tendencia imparable hacia un ecosistema empresarial más digitalizado, eficiente y conectado. Adoptar un software de facturación certificado no debería verse únicamente como un coste o una carga, sino como una inversión que ofrece múltiples ventajas que van mucho más allá del mero cumplimiento normativo.

Un buen software de facturación y gestión ofrece:

• Automatización de procesos: Olvídate de introducir manualmente datos en múltiples hojas de cálculo. Un software adecuado automatiza la emisión de facturas recurrentes, el cálculo de impuestos (IVA, IRPF), la gestión de cobros y pagos, y la conciliación bancaria. Esto libera un tiempo precioso que el autónomo puede dedicar a su actividad principal.
• Reducción de errores: La intervención manual es la principal fuente de errores en la contabilidad. Un software minimiza estas equivocaciones, asegurando que los cálculos sean correctos y que la información fiscal esté siempre al día.
• Información financiera en tiempo real: Tener acceso instantáneo a informes de ingresos, gastos, beneficios y flujo de caja permite una toma de decisiones más informada y estratégica. Se puede identificar rápidamente qué servicios o productos son más rentables o dónde se están yendo los gastos.
• Integración con otros sistemas: Muchos programas se integran con plataformas bancarias, sistemas CRM (Customer Relationship Management), y, lo que es crucial para muchos, con el software de la gestoría. Esto simplifica enormemente la presentación de impuestos y la comunicación con el asesor fiscal.
• Seguridad y respaldo de datos: Los softwares en la nube suelen ofrecer altos niveles de seguridad y copias de seguridad automáticas, protegiendo la información de pérdidas accidentales o fallos de hardware, algo que Excel no garantiza sin una configuración manual rigurosa.
• Mejora de la imagen profesional: Una factura generada por un software profesional, con un diseño limpio y el correspondiente código QR de verificación, proyecta una imagen más seria y moderna del negocio.

Considero que enfocarse en cómo Verifactu puede mejorar la eficiencia y la gestión general del negocio es el camino correcto. La normativa, aunque impuesta, puede ser un catalizador para que muchos autónomos den el salto a herramientas que, de otra forma, quizás nunca considerarían, y que a la larga les aportarán un valor significativo. No se trata solo de cumplir con el fisco, sino de optimizar la propia operación.

Alternativas para autónomos: Adiós a Excel, hola a la tranquilidad

Descartada la viabilidad de Excel como solución a largo plazo para Verifactu, la pregunta que surge es evidente: ¿qué opciones existen para los autónomos? Afortunadamente, el mercado ofrece una amplia gama de soluciones adaptadas a diferentes necesidades y presupuestos.

Software de facturación en la nube (SaaS)

Estas son, con diferencia, las soluciones más populares y recomendables para la mayoría de los autónomos. Operan bajo un modelo de suscripción (Software as a Service) y ofrecen una gran flexibilidad:

• Ventajas:
  • Accesibilidad: Se puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet, lo que es ideal para autónomos que trabajan desde diferentes ubicaciones o en movilidad.
  • Actualizaciones automáticas: El proveedor se encarga de mantener el software siempre actualizado con las últimas normativas fiscales (incluido Verifactu) y mejoras de funcionalidad.
  • Seguridad y copias de seguridad: Los datos se almacenan en servidores seguros, con protocolos de encriptación y copias de seguridad automáticas, minimizando el riesgo de pérdida de información.
  • Escalabilidad: Se adaptan al crecimiento del negocio, ofreciendo planes con más funcionalidades a medida que las necesidades aumentan.
  • Soporte técnico: La mayoría incluye soporte al cliente para resolver dudas o incidencias.
• Desventajas:
  • Dependencia de internet: Requieren conexión constante a la red.
  • Coste recurrente: Implican una suscripción mensual o anual, aunque suelen ser muy asequibles para autónomos.

Existen multitud de proveedores en el mercado español que ya están trabajando en la adaptación a Verifactu o ya ofrecen soluciones robustas. Algunos ejemplos genéricos incluyen programas enfocados a la facturación, la contabilidad básica, la gestión de proyectos o la combinación de varios de estos elementos. Investigar las opciones y probar sus versiones demo es crucial. Un buen recurso para empezar a comparar podría ser un artículo que detalle las mejores herramientas de facturación para autónomos: Mejores programas de facturación para autónomos.

Soluciones híbridas o integradas con la gestoría

Muchos asesores y gestorías fiscales ya están implementando sus propios portales de cliente o trabajando con softwares específicos que permiten una integración fluida con sus sistemas.

• Ventajas:
  • Simplificación de la relación con el gestor: La información fluye automáticamente entre el autónomo y el asesor, reduciendo la necesidad de enviar documentos manualmente.
  • Menos preocupaciones: El gestor puede supervisar el cumplimiento normativo y asesorar sobre la mejor forma de registrar las operaciones.
  • Adaptación a las necesidades: Algunos gestores ofrecen soluciones personalizadas o paquetes que incluyen el software de facturación.
• Desventajas:
  • Dependencia del gestor: Puede limitar la flexibilidad si se decide cambiar de asesoría.
  • Posible coste adicional: El software puede estar incluido en la tarifa de la gestoría o ser un extra.

Siempre es una buena idea consultar con tu gestor habitual sobre las opciones que ofrece o recomienda, ya que ellos serán quienes, al final, te ayuden a presentar tus impuestos correctamente.

Herramientas gratuitas o de bajo coste que cumplen

Si bien la idea de "gratis" es tentadora, es importante ser cauteloso. Las soluciones verdaderamente gratuitas suelen tener limitaciones importantes en funcionalidades, soporte o actualizaciones, lo que podría generar problemas a largo plazo. Sin embargo, sí existen soluciones de muy bajo coste que pueden ser ideales para autónomos con necesidades básicas.

Mi opinión aquí es clara: el coste de un software de facturación básico que cumpla con Verifactu es una inversión mínima comparada con la tranquilidad que aporta y las posibles multas por incumplimiento. Hablamos de cantidades que, para la mayoría de los casos, apenas superan el coste de u