En la era de la transformación digital, de la inteligencia artificial y de los sistemas de gestión empresarial integrados que prometen eficiencia y automatización, la noticia de que en 2025 el salario de 6.800 funcionarios del Ayuntamiento de Valencia podría depender de un formulario de Microsoft Access, manejado por una única persona, suena casi a fábula. Sin embargo, este escenario, que raya en lo inverosímil, es una realidad latente que ilustra la profunda brecha entre la ambición digital y la realidad operativa de muchas administraciones públicas. Nos enfrentamos a una paradoja moderna: la subsistencia económica de miles de familias vinculada a una tecnología que, si bien en su momento fue útil, hoy se considera obsoleta para funciones críticas, y cuyo conocimiento reside en una única mente. Esta situación no solo es un riesgo operativo mayúsculo, sino también un espejo que refleja desafíos más amplios en la gestión tecnológica y de recursos humanos dentro del sector público.
Un escenario de película distópica en la administración pública
Imaginar que miles de nóminas, el pilar fundamental de la estabilidad financiera de miles de hogares, penden de un hilo tan frágil como un formulario de Access —una herramienta de bases de datos que, si bien sigue siendo funcional para usos específicos, no está diseñada para soportar la complejidad y la criticidad de un sistema de gestión de nóminas a gran escala—, resulta cuanto menos inquietante. La situación descrita para el Ayuntamiento de Valencia es un claro ejemplo de lo que en el ámbito de la ciberseguridad y la gestión de riesgos se denomina un "punto único de fallo". Es decir, una vulnerabilidad extrema donde la falla de un solo componente, en este caso, una aplicación anticuada y el conocimiento exclusivo de una persona, puede provocar el colapso de un sistema completo, con consecuencias devastadoras.
Lo más preocupante no es solo la tecnología en sí, sino la dependencia humana. Que solo una persona posea el conocimiento crítico para operar un sistema tan vital es una negligencia en la planificación de la continuidad del negocio. ¿Qué sucede si esta persona enferma, se jubila, se va a otra administración o, en el peor de los casos, fallece? La interrupción del pago de salarios no es una mera incomodidad administrativa; es una crisis social y económica que puede generar un descontento generalizado, afectar la moral de los empleados públicos y, en última instancia, comprometer la capacidad del ayuntamiento para cumplir con sus funciones esenciales. Este relato debería servir como una señal de alarma no solo para Valencia, sino para todas las administraciones que puedan estar operando bajo riesgos similares no identificados o ignorados.
La génesis del problema: ¿cómo se llega a este punto?
Para comprender cómo una institución moderna puede encontrarse en una situación tan precaria, es fundamental analizar las raíces de este tipo de problemas, que suelen ser multifactoriales y arrastrarse durante años, incluso décadas.
Acumulación histórica de soluciones provisionales
La génesis de muchos de estos "elefantes blancos" tecnológicos en la administración pública radica a menudo en la adopción de soluciones provisionales que, con el tiempo, se convierten en permanentes. Un departamento necesita una forma rápida y económica de gestionar un proceso, y Microsoft Access, con su facilidad de uso para crear bases de datos y formularios sencillos, se presenta como una opción atractiva. Funciona bien, resuelve el problema inmediato, y así se queda. Con el paso de los años, el volumen de datos crece, el número de usuarios aumenta y el sistema se vuelve cada vez más crítico, pero la solución original permanece inalterada, parcheada y adaptada a nuevas necesidades de manera reactiva.
En muchos casos, la falta de inversión en infraestructuras tecnológicas a largo plazo, las restricciones presupuestarias y la priorización de otras áreas han contribuido a perpetuar estos sistemas. Se piensa que "si funciona, no lo toques", hasta que el coste de no tocarlo se vuelve exponencialmente mayor que el de haberlo modernizado a tiempo. La burocracia, los complejos procesos de licitación y la dificultad para justificar grandes inversiones tecnológicas en el corto plazo son barreras adicionales que impiden una renovación profunda y proactiva. Ejemplos de la ineficacia de la burocracia en la inversión tecnológica no son raros.
La dependencia del conocimiento individual
El segundo factor crucial es la dependencia del conocimiento individual, un problema que afecta a muchos sectores, pero que es particularmente grave en la administración pública, donde la rotación de personal puede ser menor y se fomenta una cierta "especialización" no siempre bien gestionada. Cuando una persona desarrolla o mantiene una aplicación durante años, acumula un conocimiento tácito invaluable sobre su funcionamiento, sus peculiaridades, sus "trucos" y cómo resolver los problemas que surgen. Este conocimiento, rara vez documentado de manera exhaustiva y estructurada, se convierte en un activo crítico y, al mismo tiempo, en un riesgo operativo masivo.
La falta de planes de sucesión claros, de programas de transferencia de conocimiento y de una cultura de documentación interna robusta agrava esta situación. Es una responsabilidad institucional asegurarse de que el conocimiento vital para el funcionamiento de los servicios públicos no esté en manos de una sola persona. Mi opinión personal es que esto es un fallo de gobernanza tan grave como cualquier brecha de seguridad tecnológica. No se trata solo de la tecnología, sino de la gestión de personas y del conocimiento institucional.
Riesgos inherentes a la situación actual
La situación descrita para el Ayuntamiento de Valencia conlleva una serie de riesgos interconectados que pueden tener un impacto profundo en la administración y en la vida de miles de personas.
Operacional y financiero
El riesgo más evidente es la interrupción del pago de salarios. Cualquier fallo en el formulario de Access, ya sea por corrupción de la base de datos, un error humano, un problema de hardware o software en el equipo que lo ejecuta, o la indisponibilidad de la persona que lo maneja, podría paralizar la emisión de nóminas. Las consecuencias serían graves: retrasos en los pagos, lo que afectaría la capacidad de los funcionarios para cubrir sus gastos básicos; posibles reclamaciones legales y demandas; y la necesidad de movilizar recursos de emergencia para resolver la situación, lo que siempre resulta más costoso y caótico que una planificación adecuada.
Además, la falta de robustez de un sistema basado en Access aumenta la probabilidad de errores en el cálculo de las nóminas, pagos incorrectos, o dificultades para implementar cambios en la legislación laboral o tributaria. Corregir estos errores es un proceso manual, lento y propenso a nuevos fallos, que consume tiempo y recursos valiosos.
Tecnológico y de seguridad
Microsoft Access, como tecnología, tiene limitaciones inherentes en términos de seguridad, escalabilidad e integración. No está diseñado para los estándares de seguridad de las aplicaciones empresariales modernas, lo que lo hace más vulnerable a ataques cibernéticos, pérdida de datos o accesos no autorizados. La información de nóminas es altamente sensible y sujeta a estrictas regulaciones de protección de datos como el RGPD. Un sistema obsoleto aumenta el riesgo de incumplimiento, lo que podría acarrear sanciones significativas. Las sanciones por incumplimiento del RGPD son una realidad que ninguna administración puede ignorar.
La integración con otros sistemas del ayuntamiento (contabilidad, recursos humanos, gestión de personal) es probablemente compleja o inexistente, lo que genera duplicidad de datos, ineficiencias y un mayor margen de error. La capacidad de realizar copias de seguridad robustas y recuperaciones ante desastres también podría ser limitada o depender de procedimientos manuales, incrementando el riesgo de pérdida permanente de información.
Reputacional y de confianza pública
Finalmente, esta situación tiene un impacto negativo en la reputación del ayuntamiento y en la confianza de sus ciudadanos y empleados. Revelar que los salarios de miles de funcionarios dependen de una solución tecnológica tan frágil proyecta una imagen de ineficiencia, falta de previsión y obsolescencia. Esto puede minar la moral de los empleados públicos, quienes pueden sentirse desvalorizados y preocupados por su estabilidad financiera. Para los ciudadanos, puede generar dudas sobre la capacidad de la administración para gestionar de manera eficaz y moderna otros servicios públicos igualmente importantes.
Posibles vías de solución y la urgencia de actuar
Abordar esta problemática requiere un enfoque multifacético y una voluntad política firme, con acciones inmediatas y planes a largo plazo.
Documentación y transferencia del conocimiento
La acción más inmediata y crítica es documentar exhaustivamente el formulario de Access y todo el proceso de gestión de nóminas asociado. Esto implica que la persona con el conocimiento exclusivo debe trabajar con un equipo para plasmar en manuales, diagramas de flujo y guías de uso cada detalle del sistema. Simultáneamente, se debe iniciar un programa intensivo de transferencia de conocimiento y capacitación para que al menos dos o tres personas más adquieran la capacidad de operar y mantener el sistema. Este proceso debería ser supervisado de cerca para asegurar que el conocimiento transferido sea completo y preciso. En mi experiencia, subestimar la complejidad de la transferencia de conocimiento tácito es un error común; no basta con "enseñar a usarlo", sino con entender "cómo se construyó y por qué funciona así".
Modernización y migración a sistemas robustos
A medio y largo plazo, la solución definitiva pasa por la migración a un sistema de gestión de recursos humanos y nóminas (HRIS/Payroll) moderno y robusto, idealmente parte de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) integral. Estos sistemas están diseñados para gestionar grandes volúmenes de datos, ofrecen altos niveles de seguridad, escalabilidad y capacidades de integración con otros módulos como contabilidad o gestión de personal. La transformación digital es una necesidad imperante para la administración pública.
La migración debe planificarse cuidadosamente, quizás en fases, comenzando por un análisis exhaustivo de los requisitos, la selección del proveedor adecuado y una implementación rigurosa. Este proceso es complejo y costoso, pero la inversión se justifica por la reducción de riesgos, la mejora de la eficiencia y la garantía de continuidad de un servicio tan crítico. Es vital que se asignen los recursos humanos y económicos necesarios para este proyecto, y que se establezca un calendario realista y ambicioso.
Inversión en talento y tecnología
Más allá de la solución inmediata, es fundamental que las administraciones públicas inviertan de manera sostenida en talento tecnológico. Esto implica ofrecer condiciones competitivas para atraer y retener a profesionales de TI cualificados, así como programas de formación continua para el personal existente. La brecha entre el sector público y el privado en términos de salarios y oportunidades de desarrollo profesional en el ámbito tecnológico es un desafío conocido que debe abordarse. La escasez de talento tecnológico afecta a todos los sectores, incluida la administración.
Asimismo, es crucial destinar presupuestos adecuados para la renovación y el mantenimiento de la infraestructura tecnológica. Ver la tecnología como un gasto en lugar de una inversión estratégica es una mentalidad que debe cambiar. Una infraestructura tecnológica moderna y bien gestionada es la base para una administración pública eficiente, transparente y resiliente.
El papel de la gobernanza tecnológica
Esta situación en Valencia subraya la imperante necesidad de establecer una sólida gobernanza tecnológica en la administración pública. La gobernanza de TI va más allá de la mera gestión de proyectos tecnológicos; implica la definición de políticas, procedimientos y estructuras de toma de decisiones que aseguren que la tecnología se alinee con los objetivos estratégicos de la organización, que los riesgos se gestionen adecuadamente y que se cumplan las normativas. ISACA ofrece marcos de referencia y recursos valiosos sobre gobernanza de TI.
Una buena gobernanza de TI habría identificado este riesgo de dependencia de un sistema obsoleto y una persona única hace años, y habría impulsado proactivamente un plan de mitigación. Incluye auditorías periódicas de los sistemas críticos, planes de continuidad de negocio, recuperación ante desastres y políticas de gestión del conocimiento. Sin una gobernanza robusta, incluso las inversiones tecnológicas más grandes pueden fracasar o no ofrecer el valor esperado.
Reflexiones finales: una llamada a la acción
El caso de los 6.800 funcionarios de Valencia es un recordatorio contundente de que la transformación digital no es solo una cuestión de adoptar nuevas tecnologías, sino de modernizar la mentalidad, los procesos y la cultura organizacional. Es un problema de gestión de riesgos, de planificación estratégica y de responsabilidad institucional. No se trata de culpar a la tecnología que en su día fue funcional, ni a la persona que la maneja con destreza, sino de reconocer la falla sistémica en la gestión a largo plazo.
La administración pública tiene la obligación de garantizar la continuidad de sus servicios y la seguridad de la información crítica. La dependencia de un formulario de Access para una función tan vital como la nómina es una vulnerabilidad inaceptable que debe abordarse con la máxima urgencia y seriedad. Es una oportunidad para que el Ayuntamiento de Valencia, y otras administraciones en situaciones similares, demuestren un verdadero compromiso con la modernización, la eficiencia y la resiliencia en la gestión pública. Actuar ahora no solo evitará una posible crisis en 2025, sino que sentará las bases para una administración más sólida y preparada para los desafíos del siglo XXI. La Estrategia de Transformación Digital de la Administración General del Estado ya marca un camino a seguir.
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